中小学校档案管理工作是衡量学校教育质量和管理水平的重要标准，是反映学校各项工作规范化、科学化的重要载体。笔者根据档案管理的有关法规和要求，结合自身的学习和工作体会，就如何改进中小学校档案管理谈点粗浅看法。

　　一、中小学校档案管理工作存在在问题

　　就目前中小学校档案管理工作的现状来看，由于历史和现实的多种原因，主要存在以下问题：一是对档案管理工作认识不足。据了解大多数学校领导对档案管理不重视，认识不到做好档案管理工作对学校各项工作的促进作用。二是档案管理人员缺乏。长期以来，有的学校档案室是“养成过渡”、“干部晋级”的好去处，又是“贵妇人”和老、弱、病、残人员的“养尊处优”之地。许多人安于现状，不思进取。再者，专职档案人员大多是“半路出家”，个别档案人员对计算机操作、运用缺乏专业知识的理念功底，又缺乏学术研究、史料研究等。这与现在档案管理工作的信息化的具体要求相距甚远。三是档案管理没有制度。学校没有成文的制度，导致学校档案管理不规范、不系统。档案管理关系到学校未来的发展，再加上缺乏严格的监督机制，使档案管理人员在执行的时候仅仅流于形式，没有实际意义。四是档案载体结构单一。受条件和设备等方面的制约，许多中小学校的原始档案多为纸质打印档案，仍有部分手工抄写、页面规格不一的案卷，而电子、音像、磁盘等介质的档案却很少。五是档案收集不完整。主要表现为多头存放、多家管理、收集不及时、流失较多。六是管理设施不完善。不少学校没有专门的档案室，不具备保管档案所要求的通风、防潮、防霉、防盗、防火等基本条件，档案材料随处散放，保管设备不齐全，直接影响着学校档案的保管和使用效果。

　　二、搞好中小学校档案管理工作的对策

　　（一）学校领导必须高度重视档案管理。学校校长是“领头羊”，应该是第一责任人，只有领导的档案管理意识建立了，下面各部门负责人才会引起重视，就在收集本部门的资料时才会快捷、全面、规范。加强领导责任制，实行领导一把手负责制，确定了档案工作的主管领导和档案机构责任人，并把档案法规学习教育贯穿在学习的始终，时刻贯穿“档案就在你身边”，牢固树立“学习档案法规，利国利民利己”的思想，应该经常组织全体教职工学习国家档案管理的相关法律法规、树立人人是档案保护的主人翁意识，在学校掀起学习热潮，达到“知档案、用档案”的高潮。

　　（二）提高专职档案人员的业务素质。一个优秀学校档案管理员，是学校档案管理及保护工作的核心。学校档案是在学校的各项活动中形成的材料，真实记录了学校的教学、科研、改革等工作的历史和现状，是学校师生员工劳动智慧和经验的结晶，配备一个业务精、文化高、政治素质好、保密意识强的档案管理员，是必须且必要的。一要更新观念，勇于创新。学校档案管理人员必须与时俱进，更新观念，大胆创新，充分把握和应用新媒体技术对现代教育工作的强大优势，以 “资料收集”的传统档案观念应主动变为适应新媒体环境下档案的“资料挖掘”的观念，积极推动学校档案管理信息化、智能化进程。二要更新知识，提升能力。学校档案管理人员要适应新媒体环境下档案工作的新需求，绝不能满足于已经学得的专业知识和专业能力，而应与时俱进，时时更新。不仅要在原有知识和技能基础上再掌握计算机技术、复印技术、摄像摄影技术、光盘刻制技术等相关知识和技能，还要学习新媒体技术知识、大数据知识，掌握档案网站制作、微博及微信公众号建立以及手机媒体客户端的档案查询与服务工作等相关知识和技能，以充分发挥新媒体在档案收集、整理、存储、传播、宣传、统计、检索等工作中的巨大优势。三要强化服务意识，倡导奉献精神。学校档案是在学校的各项活动中形成的材料，真实记录了学校的教学、科研、改革等工作的历史和现状，档案价值能否实现价值最大化，最终取决于档案管理人员的自身技术水平、建设水平、认知水平。只有档案管理人员强化责任意识，具有奉献精神，牺牲节假日或业余时间去更新学习复杂先进的档案信息化管理知识和技能无疑是一个巨大挑战。档案管理人员只有充分利用新媒体的优势，才能与时俱进，才能实现档案管理和服务的不断提档升级。

　　（三）建立健全各项规章制度。学校档案是在学校的各项活动中形成的材料，真实记录了学校的教学、科研、改革等工作的历史和现状，是学校师生员工劳动智慧和经验的结晶。为规范学校的档案管理，要不断加强档案管理制度建设，明确档案管理职责和任务，按照档案归档范围及整理要求，促使学校各部门对档案材料的形成、积累、收集、整理有据可依。如建立完善档案材料登记统计制度，完善各类档案名册；定期对人事档案材料进行检查，确保档案号和档案名册编号一致，发现偏差第一时间进行纠正；建立健全保密制度，如需借阅档案必须要认真仔细填写《借阅人事档案审批表》，经过相关领导签字同意后方可查阅，禁止私人销毁人事档案或者私自带离档案，切实保证人事档案材料的安全和准确；制定《档案人员岗位责任制》和考核、奖惩制度，并纳入岗位责任考核，充分发挥和调动档案工作人员的积极性。只有建立起规范化的档案管理制度，使得档案材料归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，库房管理有措施，开发利用有目标，才能更有力于促进中小学校其档案管理工作的顺利进行。

　　（四）加大宣传教育，全员重视档案工作。学校档案是学校广大教职工在从事教育活动、教学管理和学生学习等活动中凝聚而成具有保存或参考价值的档案资料,是从事教育教学活动、学校管理、教科研工作和教育督导评估必不可少的资料。一要加强宣传工作力度，提高全员档案意识。要通过向全体教职工宣传档案管理工作的重要性、举办档案法规和制度讲座、开展档案管理知识竞赛,来提高教职工的档案意识, 积极参与和配合学校档案管理工作,有序开展档案的收集、整理、归档,从组织上保证档案工作的顺利开展。二要加大资金投入，强化档案现代化管理。硬件建设是提高档案水平的保障,同时也是保证档案管理质量的最佳手段。要专门设立综合档案室,添购档案管理设施设备,分类存放,编档管理,做足防火、防盗、防潮、防光、防虫、防高温、防霉、防尘措施,确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。

　　（五）加强过程管理，突出档案“四性”。“四性”指档案资料的连续性、完整性、系统性和价值性。连续性，是指跨学年的重要事件，如教改实验课题，一般都不是一个学年能够完成的，周期较长，一轮实验要延续几年的，对每学期、每学年的阶段性实验报告和终结性的实验成果报告，以及其他有关资料，或二轮、三轮的实验资料，都要注意连续性；完整性，是指本学期、本学年的某件事、某项活动要有头有尾，善始善终，防止有部署没检查，有计划没总结；系统性，是指分类立卷工作要规范化。要科学地系统地分类分项，便于查找资料，发挥档案资料对学校工作的指导作用；价值性，是指对收集起来的资料，要严肃认真地审查整理，对那些没有教育价值、科研价值、保存价值和历史资料查找使用价值的就不必入档，可临时存放在档案室。档案资料不能兼收并蓄，把凡是收集到的东西统统塞进档案袋里。

　　加强中小学校档案管理工作，逐步建立健全学校档案，有利于对学校各项工作的正确评估，有利于查找和使用历史资料，而且有利于学校进行实施科学管理。事实证明，只要努力把学校档案管理工作做好、管好、用好，就一定能够发挥档案不可替代有应有作用。

　　山东省菏泽第一中学 孙翠云

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